Când cumperi o imprimantă pentru birou îți dorești un echipament bun, durabil, modern. Caracteristicile lui vor influența eficiența, confortul și randamentul de lucru a echipei tale. Un model nepotrivit, crează neplăceri: timpi de așteptare lungi, costuri operaționale ridicate și frustrare. Dacă o alegi cu atenție, imprimanta instrumentul care te ajută să funcționezi, să economisește timp, bani și nu te încurcă. Știi că imprimanta este un aliat indispensabil, cu ea listezi rapid facturi, contracte, rapoarte, plăți sau documente interne. Da, în continuare toate aceste operațiuni depind de acest dispozitiv.
De ce este atât de important să alegi imprimanta potrivită pentru birou?
Timpul ne-a convins că imprimanta influențează fluxul de lucru și poate deveni factor decisiv în productivitatea zilnică. Un model lent sau care se blochează transformă activitățile simple în obstacole inutile. În schimb, un model bine ales ușurează taskurile și rutina echipei și oferă fiecărui angajat acces rapid la documentele de care are nevoie.
Există mai multe tipuri de imprimante, cele cu jet de cerneală sunt populare în mediile unde este nevoie de calitate vizuală excelentă, dar sunt mai puțin potrivite pentru birourile cu volum mare de lucru. Imprimantele cu tehnologie laser sunt nelipsite în segmentul de business pentru că sunt rapide, rezistente și mult economice. Când se tipăresc sute sau mii de pagini lunar, aceste caracteristici devin imperative.
Mulți cumpărători se gândesc doar la prețul inițial când achiziționează imprimante, iar această cheltuială se reflectă în durata de viață și în consumabile, mai exact în costul ulterior plătit pentru tonere și cartușe pentru imprimantă. Este bine să verifici prețurile acestora și să faci o estimare pe termen lung pentru a face o investiție bună.
Cum identifici corect nevoile? Ce criterii de selecție contează?
Multe persoane aleg imprimanta pe baza caracteristicilor care sună bine pe hârtie, dar care nu au legătură cu realitatea din birou. E greșit să alegi rezoluția impresionantă când ai nevoie de 600 dpi, e un cost suplimentar pe care nu îl dorești. Mai relevantă este viteza, mai ales când zilnic se printează zeci de rapoarte sau contracte. Costurile operaționale trebuie privite în ansamblu, și pe termen lung trebuie aleasă varianta mai avantajoasă. Pentru volum ridicat sunt potrivite imprimantele laser care generează costuri de utilizare mai mici, asigură volum ridicat de listari și viteză excelente.
Imprimanta din birou trebuie să fie accesibilă pentru mai mulți utilizatori, de aceea când alegi un model cu rețea LAN sau Wi-Fi ai un plus pentru că permite imprimarea directă din calculator, laptop, tabletă sau chiar telefon.
Contează enorm și brandul ales, iar HP, Canon sau Brother sunt nume celebre pentru fiabilitatea și costurile previzibile. Modelele lansate de HP sunt apreciate pentru raportul excelent între costul consumabilelor și performanța generală chiar și când vine vorba de cartușe și tonere HP.
După ce ți-ai conturat clar nevoile, următorul pas este analiza ofertei disponibile. Caută modele care au o reputație bună pentru fiabilitate și care se potrivesc cu volumul de imprimare estimat. Verifică disponibilitatea consumabilelor și asigură-te că modelul ales are opțiunea de alimentare automată cu hârtie, imprimare duplex și o interfață intuitivă. Acestea sunt mici detalii, însă ele fac diferența dintre o experiență frustrantă și una eficientă.
