Ministerul Dezvoltării, Lucrărilor Publice și Administrației (MDLPA) va organiza, pe 1 august, la Botoșani, a doua ediție a Forumului Orașelor Mici. Evenimentul va avea loc în orașul Darabani și va fi organizat în colaborare cu Asociația Nord.
MDLPA își propune realizarea unui eveniment național dedicat dezvoltării urbane, așa cum este prevăzut în Planul de lucru aprobat pentru 2025 al PCU România; dar și promovarea și creșterea vizibilității Inițiativei Urbane Europene și a oportunităților de finanțare oferite prin EUI în rândul orașelor mici din România.
De altfel, ministerul a lansat o licitație publică pentru desemnarea unei firme care să se ocupe de organizarea acestui forum, alocând pentru eveniment un buget de 30.108 lei, fără TVA.
Obligațiile firmei organizatoare vor fi:
- Operatorul economic va asigura pregătirea și derularea în condiții optime a Forumului Orașelor Mici 2025, precum și realizarea activităților post-eveniment, cu respectarea următoarelor cerințe minime și obligatorii:
- Asigurarea derulării Forumului Orașelor Mici, la Darabani (jud. Botoșani) pe parcursul unei singure zile (1 august 2025) cu o durată de maxim 12 ore. Intervalul orar va fi stabilit de către autoritatea contractantă şi va fi comunicat operatorului economic în timp util.
- Închirierea spațiului pentru desfășurarea evenimentului. Evenimentul va avea loc la Darabani (județul Botoșani). Capacitatea sălii va fi de minim 100 de persoane. Se va asigura accesul nediscriminatoriu, în vederea participării și a persoanelor cu dizabilități.
- Închirierea sălii de desfăşurare a evenimentului va fi în conformitate cu data şi la orele stabilite de către autoritatea contractantă.
- Sala pentru desfăşurarea evenimentului va fi spaţioasă, cu prezidiu vizibil din toate colţurile sălii, iluminată, climatizată corespunzător, curată, dotată cu scaune pentru toţi participanţii.
- În sala vor fi expuse 2 roll-up-uri. Roll-up-urile vor fi realizate de către operatorul economic la solicitarea autorității contractante și vor intra în posesia autorității contractante după realizarea evenimentului. Roll-up-urile vor avea structura de aluminiu, sistem retractabil și vor fi ușor de montat/demontat. Roll-up-urile vor avea dimensiune standard 85 x 200 cm și policromie față-verso. De asemenea, vor fi ușor de transportat (vor include geantă). Autoritatea contractantă va transmite operatorului economic macheta, imaginile și toate celelalte elemente de identitate vizuală.
- Sala de organizare a evenimentului va fi prevăzută cu dotările necesare desfăşurării în condiţii foarte bune a evenimentului: mobilier (masă şi scaune), prezidiu, instalaţie de climatizare (funcţională, silenţioasă), personal tehnic.
- Asigurarea logisticii necesare pentru organizarea evenimentului prin asigurarea echipamentelor necesare desfăşurării reuniunilor şi montarea acestora:
- instalaţie de sonorizare: minim 3 microfoane fixe şi 2 wireless;
- laptop, videoproiector, ecran de proiecţie, telecomandă videoproiecţie, arătător laser;
- 2 flipchart-uri şi 2 seturi de markere;
- internet wireless.
- Asigurarea organizării și pregătirea sălii pentru desfăşurare a evenimentului: organizarea prezidiului, poziţionarea călăreţilor, asigurarea de scaune pentru participanți, verificarea modului de funcţionare a echipamentelor şi remedierea problemelor de funcţionare.
- Vor fi amplasate indicatoare format A3 care să ghideze participanţii către locul în care va avea loc evenimentul.
- Asigurarea unui spaţiu de recepţie adecvat pentru primirea, înregistrarea participanţilor şi distribuirea materialelor informative.
- Organizarea și pregătirea spaţiilor pentru pauza de cafea şi prânz.
- Pregătirea mapelor pentru participanţii la evenimentul de închidere: Conţinutul mapelor va fi stabilit de către autoritatea contractantă (orientativ mapa va conţine: agendă eveniment, prezentări, fișa de prezentare a EUI etc.). Multiplicarea materialelor (aprox. 10 pagini) şi pregătirea mapelor se va realiza de către operatorul economic.
- Asigurarea ecusoanelor cu numele participanţilor (pe baza confirmărilor şi a listei de participanţi). De asemenea, vor fi furnizate și un număr de minim 30 de ecusoane fără numele participanților, pentru cei care nu se regăsesc pe listele de confirmări până la data de 28 iulie 2025. Ecusoanele vor conţine elementele de identitate vizuală ale EUI și vor fi asigurate de către operatorul economic.
- Asigurarea de servicii de catering în cadrul pauzei de cafea şi a pauzei masă, respectiv a două cine pentru toţi participanţii astfel:
- 2 pauze de cafea la care vor fi servite minim cafea, apă plată/minerală, produse de patiserie și panificație (în data de 1 august 2025, pentru maxim 100 de persoane);
- 1 pauză pentru masa de prânz, în incinta locului de desfăşurare a evenimentului (în data de 1 august 2025, pentru maxim 100 de persoane);
- 2 cine, la locații propuse de operatorul economic (o cină în data de 31 iulie 2025, pentru maxim 30 de persoane și o cină în data de 1 august 2025, pentru maxim 100 de persoane).
Trataţiile prevăzute anterior vor respecta plafoanele maxime stabilite prin Ordonanța nr. 80 din 30 august 2001 privind stabilirea unor normative de cheltuieli pentru autoritățile administrației publice și instituțiile publice, cu completările și modificările ulterioare (https://legislatie.just.ro/Public/DetaliiDocument/30411), respectiv se vor încadra în limita a 20 lei (TVA inclus)/persoană/zi pentru pauze de cafea, iar mesele oferite se vor încadra în limita a 120 lei (TVA inclus)/persoană/zi. În implementarea contractului, vor fi transmise către autoritatea contractantă, cu 2 zile înainte de evenimesnt, 3 propuneri de variante de meniu pentru pauzele de cafea, prânz și cină.
- Asigurarea cazării speakerilor (vorbitorilor) care nu sunt din localitate: maxim 15 de persoane, maxim 2 nopți de cazare pentru fiecare speaker. Operatorul economic va preda autorității contractante lista speakerilor pentru care s-a asigurat cazare (inclusiv numărul de nopți pentru care s-a asigurat cazare), precum și diagrama de cazare.
Operatorul economic are obligaţia de a factura costurile aferente serviciilor efectiv prestate, raportându-se la numărul exact de persoane participante la eveniment şi nu la numărul estimat.
